המחלקה לפיקוח ולהדרכה אחראית לאיתור חומר ארכיוני שמצוי במשרדי הממשלה, במוסדות המדינה, ברשויות מקומיות וברשות גופים פרטיים וראוי להישמר לצמיתות בגנזך המדינה. תוך כדי כך נקבעות תקופות שמירה וביעור של רשומות המתייחסות לפעילותם המקצועית והמנהלית של גופים אלה. ככלל אחראית המחלקה לקביעת מדיניות השמירה של הרשומות על סוגיהן השונים, כולל רשומות אלקטרוניות ולארגון המידע, ניהולו ושמירתו. לתרגום של מדיניות הניהול האלקטרוני של רשומות, ראה כאן.

עובדי המחלקה מדריכים את יוצרי התיעוד במשרדי הממשלה, בתאגידים, ברשויות המקומיות ובמועצות הדתיות, כיצד לארגן ולסדר את החומר הארכיוני המצוי ברשותם. בין השאר, ניתנת להם הדרכה כיצד לבנות מפתחות תיוק לסיווג נכון של הרשומות, על מנת שניתן יהיה להתמצא בהן בתקופת פעילותן ולאחזרן לאחר הפקדתן בגנזך המדינה.
המחלקה מופקדת על עריכת נהלים לניהול הרשומות הפעילות והגנוזות ולקביעת יעודן – לביעור או להפקדה.

המחלקה ממונה על פיתוח תוכניות הדרכה והשתלמויות מקצועיות לעובדי הרשומות בגופים המפוקחים על ידה, יוזמת פעולות הדרכה מרוכזות למגזרים השונים, ימי עיון והשתלמויות ארוכות טווח.

הפעילויות המרכזיות של המחלקה הן:

1. ניהול רשומות פעילות

2. הפקדת חומר ארכיוני בגנזך

3. ביעור חומר ארכיוני

4. פעולות הדרכה

* לפרטים נוספים אודות פעילויות המחלקה לחץ כאן

* ליצירת קשר בנושאים שבטיפול מחלקת פיקוח והדרכה: pikuah@archives.gov.il

* לאלפון עובדי מחלקת הפיקוח וההדרכה ראה כאן