מחלקת מידע ורישום אמונה על השליטה האינטלקטואלית והמינהלית בחומר הארכיוני. בגנזך המדינה מצוי חומר ארכיוני הטרוגני בהיקף של כ- 40 ק"מ. מדי שנה קולט הגנזך כק"מ אחד של חומר.
תחומי הפעילות העיקריים:
המחלקה אחראית להקמה, תחזוקה ושיפור מאגר המידע הממוחשב של הגנזך. המידע במאגר נבנה על-ידי עריכת תיאורים ברמות השונות של ההיררכיה הארכיונית ומקליטת רשימות הפקדה מקוריות.
בהתאם ל"עקרון המוצא" הארכיוני אחראית המחלקה לניהול מאגר החטיבות הארכיוניות, פתיחת חטיבות חדשות ועריכת תיאורים לחומר המשוייך לחטיבות אלה. המחלקה קובעת את אופן התיאור, הקיטלוג, הסידור והמיון של הרמות השונות בחטיבה על-פי עקרונות מקצועיים.
המחלקה דואגת גם לטיוב שוטף של המאגר הקיים על-ידי תיקון והגהה של המידע המצוי בו.
המחלקה אחראית להזנת התוכן לאתר האינטרנט ועל מאגר המידע הארכיוני שבו.
המחלקה משתתפת בפעולות נוספות של גנזך המדינה הכוללות בין השאר:
-
השתתפות בפעולות הדיגיטציה המתבצעות בגנזך.
-
ריכוז, לימוד והשתתפות בוועדות בנושא ניהול ושימור רשומות אלקטרוניות.
השתתפות בפעילויות מיזם מינרווה של האיחוד האירופי.