המחלקה לתיעוד בעל פה בגנזך המדינה הנה חלק ממערכת ההנצחה לזכרם של נשיאי ישראל וראשי ממשלותיה.

המחלקה יוצרת ומשלימה תיעוד (דוקומנטציה) על האישים הללו בתחומים, שלמרות חשיבותם להיסטוריה של מדינת ישראל, לא נמצא אודותיהם חומר אחר במידה מספקת. המידע שנאסף בראיונות המוקלטים משמש לכתיבת הערות עורך בכרכי ההנצחה של נשיאי ישראל וראשי ממשלותיה וכמקור היסטורי לחוקרי אישים  אלה בעתיד.

עד עתה נגבו במסגרת גנזך המדינה כ- 130 ראיונות לצרכי הסדרה להנצחת זכרם של נשיאי ישראל וראשי ממשלותיה, ולצורך איסוף מידע על נושאים אחרים: תולדות גנזך המדינה; שגרירים בשירות החוץ הישראלי.

קיימים שני סוגי ראיונות: ראיונות פתוחים, וראיונות חסויים, שנסגרו על-פי בקשת המרואיינים לעשר שנים, בשל נושאים ביטחוניים שנדונו בהם או עניינים של צנעת הפרט.

הנוהל מחייב שימוש בשני סוגי ראיונות המצויים בגנזך המדינה והוא:

1.הראיונות החסויים יישארו סגורים, כל אחד על-פי התאריך שנקבע. כשיגיע מועד פתיחתם של הראיונות יחול עליהם הנוהל המפורט בסעיף הבא. לא יועברו ראיונות חסויים לגופים אחרים עד חשיפתם.

2.הראיונות הפתוחים יעברו תהליך של חשיפה על-ידי צוות החושפים בגנזך המדינה, כפי שמקובל בחשיפת מסמכים בנושאי מדיניות חוץ וביטחון. רק לאחר החשיפה יפתחו הראיונות לציבור.