גנזך המדינה מפרסם הנחיות ליצירה, לשמירה ולניהול שוטף של מסמכים אלקטרוניים עבור משרדי הממשלה ומוסדות המדינה. הנחיות אלה ישמשו בסיס להיערכות גנזך המדינה לקליטת הפקדות אלקטרוניות של רשומות, לניהולן ולשימורן בגנזך.
ההנחיות מבוססות על הנעשה בעולם ומגובשות תוך לימוד המגמות בניהול אלקטרוני של רשומות בארכיונים וקבוצות מחקר בעולם.
עוד נציין שהגנזך מעדכן לפרקים את ההנחיות על בסיס משוב שהוא מקבל מגורמי מקצוע שונים בתחום.

חוזר גנז המדינה בנושא תעודות סרוקות
ביום 06/01/2009 הגנז הפיץ חוזר לגופים שבפיקוח גנזך המדינה, ובו הנחיות לגבי תעודות שגרתיות סרוקות.
החוזר מתייחס לקידומו של מהלך מערכתי, אשר יאפשר למוסדות המדינה והרשויות המקומיות לבצע בעתיד, בתנאים מסויימים, ביעור שיטתי של חומר ארכיוני לאחר סריקתו; זאת, כנדבך לתהליך ההדרגתי והממושך של מעבר לניהול תיקים ורשומות בדרך אלקטרונית.
כמפורט בחוזר עד לקבלת היתר באמצעות תיקון לתקנות הארכיונים המסדירות ביעור חומר האיסור על ביעור חומר ארכיוני שנוצר בנייר - בטרם חלפה התקופה שנקבעה לכך בתקנות או בהנחיות- עומד בתוקפו גם במקרה שהחומר נסרק למערכת ממוחשבת.
כמו כן מובהר בחוזר זה כי אין באמור בו כל התייחסות לחומר ניירי המיועד לשמירה לצמיתות, וחומר מסוג זה לא יבוער כלל.

פרסומי "אבן פינה" ב- 2011
להלן המסמכים שגובשו במסגרת פרויקט אבן פינה.
המסמכים עודם פתוחים לעדכונים ולהערות מטעם גורמי מקצוע ומן הציבור הרחב. הנהלים שמופיעים באתר בגרסתם הסופית מחייבים את משרדי הממשלה ומוסדות המדינה.

מסמך מסגרת
מציג את מהלך "אבן פינה", יעדיו, והמסמכים שיוכנו במסגרתו.

מבוא לניהול רשומות אלקטרוניות
מסמך מבוא הסוקר את הסוגיות המרכזיות הכלולות בניהול הרשומות האלקטרוניות ומתמקד בעיקר בניהול הרשומות בסביבה משרדית.
המסמך מתבסס על התקן הבין-לאומי בתחום ניהול הרשומות, על ידע ופרסומים בַּתחום של ארגון ה- ICA (איגוד הארכיונאים הבינלאומי) ועל ידע שנוצר במדינות אירופה, ובעיקר בארכיון הבריטי.
מטרתו להקנות מושגים עיקרים ולהציג סוגיות, בעיות, תועלות, עקרונות ותהליכים בניהול רשומות אלקטרוניות.

הנחיות לניהול דואר אלקטרוני
מסמך זה מנחה את המשרדים, כיצד לנהל ולשמר הודעות דואר אלקטרוני, כדי למנוע אובדן פריטי דואר חשובים מסוג זה במהלך עבודתם.

מטה דאטה
המסמך סוקר את סוגית ה"מטה דאטה" (מידע על המידע) בניהול אלקטרוני של רשומות. מטרתו להקנות מושגים יסודיים בניהול מטה דאטה ולהציג בקצרה בעיות, תועלות, עקרונות ותהליכים עיקרים.
המסמך מתבסס על התקן הבין-לאומי בתחום ניהול הרשומות והמטה דאטה ועל ידע שנוצר במדינות אירופה ובעיקר בארכיון הבריטי.

מפתח תיוק
מסמך זה סוקר את נושא עץ התיוק/ מפתח התיוק בניהול אלקטרוני של רשומות, שהוא אבן יסוד מרכזית בתפיסת ניהול רשומות ומסמכים. מטרת המסמך להקנות מושגים עיקריים, עקרונות ותהליכים עיקריים.

נוהל סריקת תעודות שגרתיות כבסיס לביעור תעודות המקור לפני המועד הקבוע לביעורן בתקנות
גנזך המדינה גיבש נוהל להסדרת תהליך שיאפשר למשרדי הממשלה ולמוסדות המדינה לבער תעודות שגרתיות בעלות ערך של מקור, שאינן מיועדות לשמירה לצמיתות, לאחר סריקתן. הנוהל מבקש להבטיח שפעולת הביעור לאחר הסריקה תבוצע תוך צמצום מירבי של הסיכון לאיבוד מידע, ומבלי לבטל את ערכן הראייתי של התעודות המבוערות.

התהליך מורכב משני שלבים:
1. שלב ההצטרפות לתהליך – בקשת הצטרפות, בדיקת עמידה בתנאי סף, היערכות המשרד, מתן אישור להצטרפות על ידי הגנזך, תיקון תקנות הביעור לצורך הוספת הגוף המצטרף.
2. פעילות שוטפת – סריקת תעודות ולאחריה ביעור תוך כדי דיווח תקופתי לגנזך ובקרה שוטפת של הגנזך על התהליכים.

הנחיות לסריקת חומר ארכיוני
נוהל הסריקה מסדיר את תהליך הסריקה של חומר ארכיוני במוסדות המדינה ומגדיר את שלבי התהליך ואחריות הגורמים המעורבים, בין אם הגורם הסורק הינו גוף חיצוני (לשכת סריקה חיצונית) ובין אם הוא פנימי (חדר דואר ארגוני-מרכזי או סריקה פרטנית שוטפת על-ידי עובדים בארגון)

הנחיות לטיפול בחומר ארכיוני בתקופת הביניים
נוהל זה מסדיר את תהליך הטיפול בחומר ארכיוני במוסדות המדינה בתקופת הביניים (עד ליום 1 בינואר 2017) ועד להשלמת היערכות המשרדים לעבודה עם מערכת לניהול רשומות.
פרק ‎5 בנוהל מסדיר את תהליך הטיפול בחומר ארכיוני במוסדות המדינה בתקופת הביניים, עד להשלמת המעבר לעבודה במערכת לניהול רשומות.
פרק ‎6 בנוהל זה מתייחס לנושא ההיערכות למעבר לעבודה עם מערכת לניהול רשומות עד להפעלה שוטפת של המערכת במשרד.

מילון מונחים
מילון מונחים המרכז את מושגי היסוד מעולם ניהול הרשומות.