1. בהתאם לחוק הארכיונים, התשט"ו-1955 והתקנות שהותקנו מכוחו, מוסדות המדינה והרשויות המקומיות רשאים לבער חומר ארכיוני, שאינו מיועד לשמירה לצמיתות, רק בחלוף תקופת הזמן שנקבעה בתקנות הביעור או בהנחיות שנקבעו מכוחן, וזאת בהליך המפורט בתקנות הביעור. נבהיר כי על פי דין, האיסור על ביעור חומר ארכיוני שנוצר בנייר - בטרם חלפה התקופה שנקבעה לכך בתקנות או בהנחיות- עומד בתוקפו גם במקרה שהחומר נסרק למערכת ממוחשבת.

2. גנזך המדינה פועל בימים אלו לקידומו של מהלך מערכתי, אשר יאפשר למוסדות המדינה והרשויות המקומיות לבצע, בתנאים מסויימים, ביעור שיטתי של חומר ארכיוני לאחר סריקתו; זאת, כנדבך לתהליך ההדרגתי והממושך של מעבר לניהול תיקים ורשומות בדרך אלקטרונית.

3. במהלך שלוש השנים האחרונות החל גנזך המדינה בהפעלה ראשונה (פיילוט) של מהלך לביעור מסמכי נייר לאחר סריקה במערכת בתי המשפט ובשב"כ, לאחר שגופים אלו נבדקו ונמצאו מתאימים לכך מבחינת היערכותם הארגונית והטכנולוגית, ובמטרה לבחון את התנאים הנדרשים לניהול רשומות בסביבת עבודה אלקטרונית. פיילוט זה הוסדר חקיקתית באמצעות תיקון התקנות הרלוונטיות, כמתחייב.

4. הואיל ומדובר במהלך חדשני ומורכב, הגנזך עורך אותו באופן הדרגתי, זהיר ומבוקר, ויאפשר את הצטרפותם של גופים נוספים למהלך רק לאחר בדיקת התאמתם ועמידתם בתנאים הנדרשים. במסגרת זאת, הגנזך יפיץ בתוך כחודשיים נוהל מקצועי ובו רשימת אמות המידה והתנאים המקדימים (תנאי סף) הנוגעים לתשתית הארגונית והטכנולוגית של כל מוסד המבקש להכנס למהלך של ביעור מסמכים לאחר סריקתם למערכת ממוחשבת.

5. הנהלים והבדיקות המקצועיות של גנזך המדינה מיועדים להבטיח בין השאר, כי הסריקה מתבצעת בסטנדרטים הנדרשים וכי מתקיימים במוסד ובמערכת המחשוב שלו התנאים הנדרשים להבטחת שמירתו של העותק הסרוק בצורה מאובטחת ומהימנה, והכל באופן שעולה בקנה אחד גם עם דרישות תקנות העדות, העוסקות בקבילות ראיות בהליכים משפטיים.

6. משרד ממשלתי או מוסד מדינה שיעמוד באמות המידה ובתנאי הסף, כאמור, ויקבל את אישור הגנזך לכך, יורשה להתחיל בתקופת פיילוט של סריקת מסמכים וביעורם רק לאחר ההסדרה החקיקתית הנדרשת, באמצעות הוספת המוסד המאושר לתוספת לתקנות הביעור.

הפיילוט יוגבל לנושאים מוגדרים מראש ולא יכלול בהכרח את כל מסמכי הארגון.

7. חשוב לציין כי המהלך המתואר לעיל, כרוך בהעמדת משאבים מקצועיים ותקציביים רבים; אנו מעריכים כי בשלב זה המהלך יוחל בהדרגה, באופן שמדי שנה יצורפו אליו משרדי ממשלה / מוסדות מדינה אחדים.

8. לפני סיום נשוב ונדגיש כי נכון להיום מוסדות המדינה והרשויות המקומיות (למעט הנהלת בתי המשפט והשב"כ) אינם רשאים לבצע ביעור מסמכים לאחר סריקתם בטרם חלוף תקופת השמירה הקבועה בתקנות או בהנחיות, ועליהם להמשיך ולפעול בהתאם להוראות תקנות הביעור ולהנחיות, כמצוין לעיל.
כמו כן יובהר כי אין באמור במכתב זה כל התייחסות לחומר ניירי המיועד לשמירה לצמיתות, וחומר מסוג זה לא יבוער כלל.

בברכה,
ד"ר יהושע פרוינדליך
הגנז

העתק:
מר רענן דינור, מנכ"ל משרד ראש הממשלה
היועצים המשפטיים, משרדי הממשלה ומוסדות המדינה
ראש תחום פיקוח והדרכה, גנזך המדינה
מנמ"רים במשרדי הממשלה ובמוסדות המדינה
מנמ"רית גנזך המדינה
היועצת המשפטית, גנזך המדינה