להלן הפעולות להערכת רשומות וניהולן במשרדי הממשלה, ברשויות המקומיות ובמוסדות המדינה, בהנחיית עובדי מחלקת הפיקוח וההדרכה בגנזך המדינה.

הגנזך ממליץ לפעול על-פי הנחיות אלה בכל הגופים המנהלים חומר ארכיוני.

ניהול רשומות
הפקדת חומר ארכיוני בגנזך המדינה
ביעור חומר ארכיוני
פעולות הדרכה
נהלים לטיפול ברשומות

1. ניהול רשומות

רשומות הן מכלול תעודות, תצלומים, קלטות, מפות וחומר דיגיטאלי, שנוצרים במהלך הפעילות המינהלית של היחידה.
 
את הרשומות יש לארגן לפי מפתח תיוק, שמהווה רשימת עזר שיטתית שבה מפורטים הנושאים שבטיפול היחידה. מפתח התיוק משמש כלי עזר לסידור הרשומות ולהתמצאות בהן.

הרשומות מסודרות בתיקים ובקלסרים וכן במאגר הנתונים במחשב, בהתאם לנושאי המפתח, ומתויקות לאחר סיווגן על פי מפתח התיוק. כל תיק נושא את שם היחידה, סימול ושם התיק לפי נושאי מפתח התיוק.

השיקולים בבחירת הציוד המתאים (כריכות, ארונות וכו') לאחסון הרשומות הם לצורך הבטחת שמירה נאותה של המסמכים, נוחות הגישה והאיתור שלהם וניצול מירבי של שטח האחסון.

בשלב מסוים הדרישה היום יומית לרשומות פוחתת והן הופכות לבלתי פעילות. יש לפנות רשומות בלתי פעילות מסביבת העבודה למגנזה המשמשת אתר גניזה חסכוני ומתאים לשמירת הרשומות עד לקביעת יעודן לביעור או לשמירה לצמיתות.

לפני בחירת המגנזה הפרטית מומלץ לעיין בהחלטת ועדת השרים בנושא גניזה פרטית ובתקן למגנזות, שהוכן על ידי מכון התקנים.

במשרדי הממשלה ממונים אחראים לניהול רשומות על פי החלטה מס. בק/83 של ועדת השרים לענייני ביקורת המדינה והוראה ל/20 של נציב שרות המדינה .
האחראי לרשומות פועל בעניינים מקצועיים בכפיפות להוראות גנז המדינה והוא מכוון ומדריך את העובדים כיצד לארגן את רשומותיהם.

2. הפקדת חומר ארכיוני בגנזך המדינה

תפקידו העיקרי של גנזך המדינה הוא לשמור בין כתליו חומר ארכיוני של מוסדות מדינה   שיש לו ערך מינהלי, משפטי ומחקרי, המצדיק שמירתו לצמיתות. החומר הארכיוני יוכל בבוא העת להיות לעזר לגופים שהפקידו אותו בביצוע פעולותיהם ובגיבוש מדיניות, בהסתמך על פעולות שנעשו בעבר.

לאחר פתיחתו לעיון (ראה חוק הארכיונים - תשט"ו 1955, "תקנות בדבר עיון בחומר ארכיוני המופקד בגנזך") ישמש החומר הארכיוני בסיס לביצוע מחקרים בתחומים שונים; בנושאים היסטוריים, מינהליים, כלכליים, סוציולוגיים ואחרים.

הסיבות העיקריות לשמירת חומר ארכיוני של גופים ממלכתיים בגנזך המדינה דווקא הנן:

1. ריכוז החומר במוסד מרכזי שהוא ארכיונה הלאומי של מדינת ישראל, דבר שיבטיח טיפול מקצועי הולם, תוך שמירה על רציפות חומר בעל ערך לתולדות העם והמדינה. 
2. דאגה מרבית לבטיחות החומר, לסודיותו ולביטחונו.
3. עיבוד החומר והכשרתו לעיון ולמחקר.
4. שירות השאלה לגופים שהפקידו את החומר והזקוקים לו לצרכי עבודתם.
   

איזה חומר ישמר לצמיתות?

על פי חוק הארכיונים תשט"ו - 1955, (ראה בפרק ההגדרות בחוק הארכיונים, סעיף מס' 4: "החומר שיופקד בגנזך המדינה") בגנזך המדינה יופקד כל החומר הארכיוני ממוסדות מדינה ואף מגופים פרטיים שיש בו עניין לחקר העבר, המדינה והחברה או שהוא קשור לזכרם או לפעולתם של אנשי שם. החומר הארכיוני המופקד צריך לשקף את התפתחות היחסים בין החברה, על כל רבדיה, למדינה, לפיכך מופקד בגנזך גם חומר השייך ליחידות הקצה של אותם גופים. להלן פירוט החומר שיופקד:

1. חומר שנוצר לפני הקמת המדינה ומהעשור הראשון לקיומה.
   
2. כל החומר המתייחס להקמת מוסד ולשנות פעילותו הראשונות.
   
3. חומר השייך לדרג ההיררכי הבכיר וליחידות המקצועיות.
   
4. חומר שנוצר בצומתי הכרעה מיוחדים בתקופות משבר, כגון מלחמות, והקשור אליהן במישרין או בעקיפין.
   
5. חומר של ועדות בנושאים שונים וכן ועדות חקירה ממלכתיות.
   
6. חומר ארכיוני המתייחס לקביעת מדיניות ולנושאים מקצועיים.
   
7. תעודות רשמיות המתייחסות לזכויות של הפרט כגון: בעלות על רכוש ומקרקעין, תעודות לידה, פטירה, נישואין, גירושין וכדומה.
   
8. חומר ארכיוני המתייחס למאורעות היסטוריים.
   
9. חומר ארכיוני המתייחס לאנשי ציבור בתחומים שונים: כלכליים, חברתיים ואחרים.
   
10. מדגם, דוגמאות ומבחר מתוך סדרות תיקים שבוערו.

סדרי הפקדת חומר ארכיוני בגנזך המדינה

כיצד מפקידים?

רשימות הפקדה ומילוי הטפסים רשימות המפרטות את שמות הפריטים המיועדים להפקדה.

כתב הפקדה הסכם בין המפקיד לגנזך המדינה.

3. ביעור חומר ארכיוני

בתיקיונים ובמגנזות של משרדי הממשלה, מוסדות המדינה והרשויות המקומיות קיים חומר ארכיוני בהיקף רחב ביותר הכולל, בין השאר, תיקי התכתבות בנושאים שונים, סדרות גדולות של תיקי פרט, חומר כספי ומינהלי ועוד. לחלקו של החומר ערך היסטורי ומחקרי המצדיק את שמירתו לצמיתות וחלקו ניתן לביעור בתום תקופת שמירה מוגדרת.

ביעור חומר, שאין צורך בשמירתו, מביא לחסכון במקום אחסון ובהוצאות אחסון, ומאפשר שמירה טובה יותר של חומר ארכיוני שערכו מצדיק שמירה לתקופות ארוכות או לצמיתות.
 יחד עם זאת, ביעור חומר ייעשה אך ורק על פי האמור בחוק הארכיונים תשט"ו - 1955 (ראה פרק ההגדרות, סעיפים 15-12), הקובע את נהלי הביעור ומחייב את כל מוסדות המדינה. ניתן לבער חומר ארכיוני במוסדות המדינה וברשויות המקומיות על פי תקנות והנחיות לביעור ולהחזקת חומר ארכיוני המתעדכנות מעת לעת בתיאום עם מועצת הארכיונים ראה פרק ההגדרות סעיף מס' 3 .

ביעור חומר ארכיוני כיצד?

פעולה ראשונה בתהליך הביעור היא איתורו של חומר הניתן לביעור. ניתן להבחין בשלושה סוגי חומר ארכיוני:

1.  תעודות שגרתיות - תיקים ותעודות שתקופת החזקתן נקבעה בתקנות או בהנחיות.
2. חומר ארכיוני שתקופת החזקתו לא (טרם) נקבעה בתקנות או בהנחיות ושאין עוד צורך בשמירתו. (ראה פרק 1 ב' מתוך המדריך לביעור, "ביעור חומר ארכיוני כיצד?")
3. חומר ארכיוני שאין לו ערך של מקור (ראה פרק 1 ג' מתוך המדריך לביעור, "ביעור חומר ארכיוני כיצד?")

ביעור חומר ארכיוני על קבצים מגנטיים (ראה פרק: חומר ארכיוני על קבצים מגנטיים, מתוך המדריך לביעור, "ביעור חומר ארכיוני כיצד?") – סרטים, תקליטים, תקליטונים וכו'

בהתאם לחוק הארכיונים, רשומות מגנטיות על אמצעי כלשהו – הן חומר ארכיוני לכל דבר.

לפיכך, מחיקת רשומה מקובץ מגנטי כמוה כביעור תיק, ויש לקבל את אישור הגנז לביעור החומר.

תהליכי הביעור

תקנות והנחיות
הגשת בקשה לביעור
ועדת ביעור משרדית (ראה פרק 1 ב')
ועדת ביעור מטעם גנזך המדינה (ראה פרק 1 ב')
פרוטוקול ביעור

צילום מזוער

ייעודו העיקרי של הצילום במיקרופילם הוא לשמש כעותק בטחון לתעודות המקוריות, לשם אבטחתן. על פי תקנות העדות ניתן לבער תעודות שגרתיות שצולמו במיקרופילם 30 יום מתאריך הצילום, לאחר שהצילום נבדק ונמצא תקין. הצילום המזוער יישמר אותה תקופה שנקבעת בתקנות לגבי התעודה המקורית.

סריקה

לאחרונה תוקנה תקנת העדות על מנת להכשיר קבילות העתקים המתקבלים על ידי תהליכי סריקה ממוחשבת. התקנה מרחיבה את ההגדרה של "העתק צילומי" כדי שתחול על סריקה ממוחשבת והיא מציבה מספר תנאי קבילות שנועדו להבטיח את נאמנות ההעתק למקור.

ברצוננו להדגיש, כי מאחר שתהליך סריקת מסמכי המקור, ביעורם ושמירתם במערכות ממוחשבות הינן פעולות חדשות יחסית בעולם והן מבוצעות בטכנולוגיות חדשות ומשתנות, יישומן מחייב מעקב ובקרה הן על ידי המשרדים והן על ידי גנזך המדינה. שימורם וניהולם של הקבצים הסרוקים חייב להיות מנוהל במערכת לניהול אלקטרוני של רשומות. לתרגום העברי של מדיניות הניהול האלקטרוני של רשומות, ראה כאן.
עד להתקנת מערכות אלה במשרדים מומלץ לא לבער חומר ארכיוני בנייר שיש לו ערך לשמירה לצמיתות, וכל חומר ארכיוני אחר, גם אם עבר תהליך סריקה.

 4. פעולות הדרכה

המחלקה לפיקוח ולהדרכה פועלת לפיתוח תוכניות הדרכה והשתלמויות מקצועיות לעובדי הרשומות בגופים המפוקחים על ידה, יוזמת פעולות הדרכה מרוכזות למגזרים השונים, ימי עיון והשתלמויות ארוכות טווח. עובדי המחלקה משמשים מעת לעת כמרצים בפעולות אלה.

המחלקה שותפה לקיום השתלמויות המתקיימות במגזר הציבורי מטעם נציבות שירות המדינה עבור עובדי מוסדות במדינה, ומטעם משרד הפנים עבור עובדי הרשויות המקומיות. כמו כן שותפה המחלקה לקיום קורסים ארוכי טווח במכללות ובמסגרות אחרות. 

המחלקה לפיקוח ולהדרכה מקיימת ימי עיון וסדנאות במגוון נושאים לעוסקים בארכיונאות.

בדבר פרטים המתייחסים לפעולות ההדרכה השונות ניתן לפנות לאריק קלינר בגנזך המדינה טל. 02-5680646, נייד 050-6205073

5. נהלים לטיפול ברשומות

1. נוהל לטיפול ברשומות של משרד ממשלתי שנסגר וברשומות של יחידה מינהלית שהועברה ממשרד ממשלתי אחד למשנהו
2. נוהל לפעולה בעת דליקה או הצפה
3. נוהל להפקדת חומר ארכיוני בגנזך המדינה
4. הנחיות לסריקת חומר ארכיוני
   --------------------------------------------------------------------------------

*רשומות הן מכלול תעודות, תצלומים קלטות, מפות וחומר דיגיטאלי הנוצרים במהלך הפעילות המנהלית של היחידה.