מדיניות הסריקה בארכיון המדינה

הארכיון הממלכתי של מדינת ישראל פועל במסגרת משרד ראש הממשלה, על פי חוק הארכיונים התשט"ו-1955 והתקנות מכוחו.

פתיחת תיעוד הממשל בפני הציבור הוא חלק מיסודות הארכיון והמשטר הדמוקרטי וחלק מהחלטת הממשלה 911 מיום 25 במרץ 2102, שכותרתה "רפורמה בתיעוד עבודת הממשל והקמת אתר גניזה לאומי בערד".

הארכיון מפקח על ניהול ושימור חומר ארכיוני הנמצא ברשותו וברשות הגופים הממשלתיים בעל ערך לשמירה לצמיתות.

מתוקף תפקידו בעידן הטכנולוגי, הארכיון נדרש להגדיר קריטריונים לסריקת החומר ארכיוני בעידן שבו הוא מעוניין בסריקת חומר כדי לייעל את הממשק עם הציבור הרחב.

מידת ההנגשה שהארכיון מאפשר לתיעוד היא קריטריון להצלחתו, כך כאשר התיעוד היה כולו נייר, וכך כאשר התיעוד יהיה כולו דיגיטלי.

להלן פירוט מדיניות הסריקה החוזרת בארכיון:

  1. קבלת נתונים על אופן הסריקה (תהליך הסריקה, צורת הסריקה, רמת רזולוציה וכו'). נתונים על אופן הסריקה מצויין בנוהל הסריקה המופיע באתר : פרויקט סריקה לאומי – נוהל סריקה
  2. קצב סריקה. קצב הסריקה היומי עומד על כ- 100,000 דפים ליום, דבר התלוי באיכות ומצב החומר.
  3. סריקה דו צדדית. חברת הסריקה מפעילה תוכנה ייעודית שעוברת בצורה אוטומטית ומסודרת על כל תוצרי הסריקה, תפקידה הוא לזהות ולמחוק דפים אחוריים ללא טקסט. קיימים מקרים שהתוכנה לא מזהה דף אחורי ללא טקסט מכיוון שהדף שקוף והטקסט נראה גם בצד השני, ומסיבה זו הצד האחורי נסרק גם כן.
  4. סריקה חוזרת בצבע תוצרי סריקה שהונגשו בשחור לבן. בארכיון קיימים מגוון רחב של פריטים שנמצאים לעיתים במספר תצורות (העתקים, מקרופילים, תצלומים ושקופיות וכד'), חלקם בצבע וחלקם נשמר בפורמט שחור לבן, אנו בארכיון משתדלים להוציא לסריקה את חומר המקור האיכותי ביותר אבל קיימים מקרים בהם הסריקה התבצעה ממקור ללא צבע.
  5. סריקה חוזרת של תוצר סריקה באיכות ירודה. רזולוציית הסריקה הקבועה היא 300 dpi, רמה זו מספקת צפייה איכותית לפונים, להוציא חומרים שנדרשים במסגרת תערוכות , הפקות בתקשורת וכד' (ראה סעיף 8).
    1. מסקנת צוות בקרת האיכות של ארכיון היא שתוצר סריקה באיכות ירודה נובע, ברוב המוחלט של המקרים מאיכות מקור ירודה, ומגמת הארכיון היא לא לאפשר שירות סריקה חוזרת מהטעם הנ"ל.
    2. כל התיק נסרק על פי פרמטרי סריקה קבועים – במידה ותוצרי הסריקה של המסמכים הראשונים יצאו ברורים ניתן להבין שתוצרי הסריקה של דפים אחרים בהמשך, ובמיוחד דפי פרגמנט, יצאו באיכות גרועה בגלל איכות המקור.
    3. רקע שחור – במקרים מסוימים ניתן יהיה לראות בחלק מדפי הפרגמנט בעלי האיכות הנמוכה שהקפדנו להניח רקע שחור מאחורי כדי לשפר את הניגודיות ובכך להעלות, במידת מה, את האיכות הירודה של דף המקור.
  6. סריקה חוזרת של תיק שהפונה מעיד שייתכן ולא נסרק במלואו (תלונות בנושא סריקה מקוטעת או דפים שנסרקו בחלקם). ארכיון המדינה מקפיד על תהליך סריקה המורכב מבקרת איכות בשלבי הסריקה השונים, מטרת בקרת האיכות היא להבטיח שתוצרי הסריקה משקפים נאמנה את החומר הפיסי, לכן בקשות לסריקה חוזרת של תיק ובו הפונה סבור שלא נסרק במלואו, תיענה בשלילה אלא אם כן יביא סימוכין לטענותיו.
  7. סריקה של תיק שבתוצר הסריקה שלו מופיע "טופס השאלה" או טופס "תיק חסר". בתהליך הסריקה התעשייתי נשלחים לסריקה מכלים שלמים המכילים עד עשרות תיקים, במידה ותיק מסוים חסר או מושאל נסרק טופס ההשאלה או מראה מקום כדי לסמן את מקום התיק החסר. מדיניות ארכיון המדינה בנושא זה היא לקבל את הבקשה ולעשות מאמץ לאתר את התיק ולהביא לסריקתו.
  8. סריקה באיכות גבוהה יותר לצורך תערוכה או הפקה קולנועית/טלוויזיונית. ארכיון המדינה סורק בצורה סדירה, בפרמטרים קבועים, בהיקפים גדולים ומתוכננים מראש את אוספיו המגוונים לצורך שימור החומר והעיון בו. פניות בנושא המצריכות סריקה במדדי איכות אחרים ישקלו אד הוק ותינתן תשובה מסודרת לכל פונה בהתאם למהות הבקשה.
  9. בקשה לדיגיטציה של קלטות. נכון למחצית הראשונה של 2017 לארכיון המדינה אין את המשאבים לקידום דיגיטציה של חומר אור קולי (קטעי קול וסרטים), מענה לנושא יינתן באופן מרוכז ע"י מכרז ייעודי מתגבש.