ממשל

אודות אגף ממשל בארכיון המדינה

אגף ממשל אחראי על הממשק בין ארכיון המדינה למוסדות המדינה:

  1. עידוד הפקדת תיעוד דיגיטלי.
  2. רגולציה בנושא ניהול מידע.
  3. מיפוי מבנה, תכנים ומערכות אחסון.
  4. הערכת תיעוד לביעור והפקדה.
  5. קליטת התיעוד הנבחר לארכיון.
  6. שמירה ושימור התיעוד לצמיתות.
  7. מתן אישורי ביעור לתיעוד שגרתי הנמצא במוסדות בחלוף תקופת השמירה עליו.
  8. שימור ושיקום פיסי של תיעוד ניירי סריקתו והפיכתו לדיגיטלי

הממשק מתבצע באמצעות ארבע פונקציות ייעודיות המרכיבות את אגף ממשל:

  1. מחלקת הפקדות.
  2. מחלקת ביעור.
  3. מחלקת סריקה וגניזה.
  4. מחלקת שימור ושיקום.

 

מטרות אגף ממשל:

  • שיפור תהליכי העבודה ייעודיים מול מוסדות המדינה.
  • מתן שירות מקצועי, איכותי ויעיל.
  • פרסום מידע ונהלים עדכניים בתחום האחריות לטובת שקיפות ושת"פ יעיל.

 

קהל היעד

  • מוסדות מדינה כפי הגדרתם בחוק הארכיונים (משרדי ממשלה, מוסדות לאומיים, רשויות מקומיות, חברות ממשלתיות.
  • מוסד פרטי/אזרח שבבעלותו או בחזקתו נמצא חומר ארכיוני.

 

מבנה האגף:

אורך הסרטון 1:44

חדשות


25 נובמבר

חדש ארכיון המדינה מאפשר עיון ב-250 אלף תיקים מסווגים

בארכיון המדינה מופקדים מעל לשני מיליון תיקים. כ- 300 אלף מתוכם מסווגים. אמש העלינו לאתר האינטרנט של הארכיון את מרבית כותרות התיקים המסווגים, וכעת אתם מוזמנים להזמינם לחשיפה ועיון.
ככל תיק אחר בארכיון המדינה, גם תיקים אלו מחויבים בבדיקה לקראת חשיפה, שאותה נקדם מיד לאחר קבלת ההזמנה שלכם.
התיקים, כמו המטה דאטה שלהם, נשמרים בסביבה ייעודית שמבטיחה את שמירת המידע שבהם באופן הקפדני ביותר, כמתחייב בתחום אבטחת מידע. יחד עם זאת, שמות התיקים משולבים כעת בקטלוג הכללי, כך שהחיפוש יהיה זהה לחיפוש שאתם מורגלים לעשות באתר שלנו.
לתשומת הלב, חשיפת תיק שמוגדר מסווג מחייבת אותנו לשורה של פעולות אשר לעיתים אורכות זמן ממושך יותר מהמוכר לכם. בימים אלו אנו לומדים את התהליך החדש ומכוונים למתן שירות יעיל.
 
תודה על סבלנותכם ועיון מחכים ומועיל. לכל שאלה, כתמיד, אנא פנו אלינו דרך "צור קשר".
פתיחת אקורדיון

25 ספטמבר

שירותי אולם הקריאה בתקופת חגי תשרי

לידיעת המבקרים באולם הקריאה

אולם הקריאה יהיה סגור לציבור המעיינים ולא יינתן מענה טלפוני בתאריכים הבאים:

29.9.19 – 1.10.19  כ"ט אלול תשע"ט עד ג' תשרי תש"פ (ראש השנה)

8-9.10.19 ט' עד י' תשרי תש"פ (יום כיפור)

13-21.10.19 י"ד עד כ"ב תשרי תש"פ (סוכות)

 

בברכת שנה טובה,

צוות השירות לציבור

פתיחת אקורדיון

22 ספטמבר

תקלה טכנית באתר

בשל תקלה טכנית לא ניתן להציג מסמכים ותיקים באתר

אנו עושים מאמצים על מנת לפתור את הבעיה.

 

 ונעדכן בהמשך על התקדמות הטיפול

פתיחת אקורדיון

השירותים שלנו

  • מחלקת הפקדות

    המחלקה אמונה על מיפוי, איתור וקידום הפקדה של חומר ארכיוני, דיגיטלי וניירי, המצוי במוסדות המדינה וברשות גופים פרטיים וראוי להישמר לצמיתות בארכיון המדינה.
    כחלק מפעילותה, המחלקה קובעת נהלים בתחום ניהול המידע, ומנפיקה אישורי ביעור אחר סריקה של תיעוד שגרתי.

  • מחלקת גניזה וסריקה

    המחלקה אמונה על קבלת חומר ארכיוני פיזי המיועד לשמירה לצמיתות ועל תפעול אתר הגניזה הלאומי.
    המחלקה מוודאת שהגופים המפקידים מעודכנים בתהליך ההפקדה לרבות סיום קליטת ההפקדה ומיקומה בארכיון המדינה. ונותנת שירות איתור והשאלה של תיקים לבקשת הגורמים המפקידים.
    בנוסף, המחלקה מקדמת תהליך סריקה תעשייתי לטובת יצירת מחסן דיגיטלי המשמש בסיס להנגשת התיעוד לציבור. וסריקה על פי דרישה (אד הוק) לטובת הנגשה דיגיטלית מהירה לבקשות העיון המגיעים מהציבור הרחב וממוסדות המדינה.

  • מחלקת ביעור

    המחלקה אמונה על מתן אישורי ביעור לתיעוד שגרתי, בסיום מחזור החיים שלו, באשר הוא חסר ערך ארכיוני לשמירה לצמיתות.
    המחלקה אחראית להסדיר ולתקף את תקופות השמירה לכל מוסדות המדינה ובכך לקבוע את אורך מחזור חייו הרלוונטי של התיעוד השגרתי.
    ביעור הרשומות נעשה בצורה מבוקרת ומאושרת, בהתאם להנחיות ולתקנות הארכיונים.

  • מעבדת שימור ושיקום

    מעבדה ייעודית המפעילה מכשור ושיטות עבודה ייחודיים, על מנת לחזק, לשקם ולשמר את הפריטים הארכיוניים הנייריים לשימוש הדורות הבאים.

רגולוציה ונהלי עבודה

מסמכי העבודה בארגון מהווים את בסיס המידע העיקרי של מוסדות המדינה. למעשה אלה הם כלי העבודה העיקריים בניהול המידע, קבלת החלטות ותיעודן. על כן, עבודה מאורגנת (או מסודרת) דורשת ניהול מאורגן ויעיל של רשומות מסמכי המוסד. או אולי את המשפט: על כן, ניהול מאורגן ויעיל של רשומות מסמכי המוסד מביא לעבודה מאורגנת/מסודרת.

בינואר 1955 נחקק בכנסת "חוק הארכיונים", המהווה את המסגרת המשפטית, המנהלית והמקצועית לניהול המערכת הארכיונית במדינת ישראל. החוק מעניק לגנז המדינה ובאמצעותו לעובדי ארכיון המדינה את הסמכות להדריך, להנחות ולפקח על ניהול הארכיונים, הרשומות והמסמכים במוסדות המדינה, ברשויות המקומיות ובתאגידים ממשלתיים.

על כן, אחראי האגף בהפקת הנחיות ונהלים לתחומים שבאחריותו: ניהול מסמכים במערכת לניהול מסמכים או בתיקיוני נייר, ביעור חומר ארכיוני ניירי או דיגיטלי, הפקדתו בארכיון המדינה, קביעת תקופות שמירה על פי חוק, אחזקתו לאורך מחזור חייו ועוד.

  • ניהול מידע

    מוסדות המדינה יוצרים מסמכים רשמיים ממוחשבים באורח שהפך את רוב התיעוד שנוצר על ידם לדיגיטלי. בעקבות כך החליטה ממשלת ישראל שעל ארכיון המדינה לעבוד בסביבה דיגיטלית, ולהנחות את המשרדים בהתאם.
    ארכיון המדינה, האמון להנחות את מוסדות המדינה בתחום ניהול המסמכים ושמירתם, הפיק סדרת נהלים שמטרתם העיקרית היא להבטיח שמירה מסודרת של המסמכים ויכולת אחזור נאותה שלהם. הנהלים מתייחסים, בין היתר, להתנהלות נכונה במערכת לניהול מסמכים, ניהול דואר אלקטרוני לטובת הפקדה עתידית מסודרת של העתקי המסמכים הדיגיטליים בעלי החשיבות ההיסטורית בארכיון המדינה.

  • הפקדת חומר ארכיוני

    היקף קטן וידוע מכלל התיעוד המתנהל בגופי הממשל, הינו בעל ערך לשמירה לצמיתות מבחינה מנהלית, משפטית והיסטורית, ועליו להיות מופקד בארכיון המדינה מתוקף המסגרת החוקית בתוכה הוא נמצא ופועל.

    אחריותם המשותפת של כל מוסדות המדינה לנהל בצורה מיטבית את כל רשומותיהן ובכללם את אלה המשקפות את פעילותם הקריטית ובבוא הזמן להעביר אותן למשמרת בארכיון המדינה בצורה מסודרת.
    ולשם כך, ארכיון המדינה יצר הנחיות המסבירות את תהליך ההפקדה.

  • ביעור חומר ארכיוני

    בתיקיונים ובמגנזות של מוסדות המדינה והרשויות המקומיות מצטברות מדי שנה כמויות גדולות של חומר ארכיוני. התיעוד המצטבר, אגב התנהלותו השגרתית, הינו מגוון ומכיל: תיקי התכתבות לפי נושאים, סדרות גדולות של תיקי פרט, דו"חות, פרוטוקולים, אסמכתאות כספיות, הזמנות ועוד.
    חלק קטן מחומר זה הינו בעל ערך לשמירה לתקופות ארוכות או לצמיתות מבחינה מנהלית, משפטית ומחקרית ועתיד לעבור לארכיון בבוא העת, אבל רובו הגדול של החומר ניתן לביעור בתום תקופה מוגדרת בתקנות הביעור או הנחיות מכוחה.
    ביעור חומר חסר ערך, שהשימוש בו פסק, מביא לחסכון במקום אחסון ובמשאבים כספיים, ומאפשר שמירה יעילה ובטוחה של חומר ארכיוני רב, שערכו מצדיק שמירה לתקופות ארוכות או לצמיתות.
    מחלקת הביעור מסייעת למוסדות המדינה להעריך חומר ארכיוני ניירי שאותו ניתן לבער, מייעצת בדבר אחזקת החומר במגנזות פרטיות עד למועד ביעורן ומשמשת כרגולטור ומנחה מקצועי המאשר ביעור של חומר ארכיוני שגרתי.

  • תקופות שמירה וביעור

    בחוק הארכיונים נקבעו במהלך השנים, משנת 1955 ועד היום, תקופות החזקה לחומר ארכיוני - מסמכים ורשומות, המנוהלים במוסדות המדינה השונים.
    כאן ניתן למצוא פירוט של סדרות החומר הארכיוני בחלוקה של תקנות ביעור ושל הנחיות שמירה, המובאות לפי נושאי תיעוד במוסדות המדינה ובהיחידות הארגוניות שבתוכו.
    תקופות השמירה מחולקות לחמש חטיבות:
    • תקנות והנחיות כלליות, הנוגעות לכלל מוסדות המדינה על פי צו (חברות ממשלתיות ותאגידים ממשלתיים)
    • תקנות והנחיות המתייחסות למשרדי הממשלה ויחידות הסמך שלהן.
    • תקנות והנחיות המתייחסות לרשויות המקומיות.
    תקנות והנחיות המתייחסות לבתי משפט ובתי דין.
    • תקנות והנחיות המתייחסות למועצות דתיות.

בקרו אותנו בארכיון

א.ש. הרטום 14, הר חוצבים, בניין RAD, ירושלים

ממרכז העיר: קווים 71,72
לרדת בתחנת גולדה/הרטום

מתחנה מרכזית: 67,69,68,38
תחנת ירידה מהאוטובוס – הר חוצבים/הרטום
והליכה רגלית כ-8 דקות

מגבעת התחמושת: קו 40 בשעות הבוקר בלבד
הגעה ישירה – תחנת בניין RAD

אולם קריאה
שעות קבלת קהל

שעות פתיחה ויעוץ
ימים א' – ה' 09:00 – 15:00

אולם הקריאה סגור בחגים וערבי
חגים ובחוה"מ סוכות ופסח.
פגרת קיץ חלה מידי שנה בחודש
אוגוסט.

צרו קשר

02-5680-680
מענה טלפוני באולם הקריאה ניתן בין השעות 13:00 – 15:00