דבר גנזת המדינה

ארכיון המדינה הוא נאמן הציבור, שתפקידו לשמור עבורו לצמיתות את החומר הארכיוני-ממלכתי ולהנגישו לעיון. כך הוא גם עבור מוסדות המדינה שמחויבים בחוק להפקיד את התיעוד שלהם בארכיון המדינה. תפקידם של הגנזים לוודא שמהותו של הארכיון היא נר לרגלם, ושהמדיניות שאותה הם מובילים מכוונת כולה להנגשת החומר לעיון הציבור. 

שש שנים חלפו מאז כניסתי לתפקיד גנזת המדינה, ויחד עם העלאת האתר החדש אני מעלה כאן דוח פעילות שש-שנתי. בשש השנים שחלפו סערו הרוחות וידענו קורונה, מערכות בחירות ומלחמה. בתוך כל אלו השכיל ארכיון המדינה להתאים את שיטות עבודתו, לחקור וללמוד ידע חדש, לעדכן את משימותיו ולעבוד תוך גמישות מחשבתית, ארגונית ואנושית שמחויבת בעולם הנוכחי המתעדכן חדשות לבקרים. הדוח מחולק לחזון, יעדים, הישגים ותוכניות לשנתיים הקרובות.

חזון

ארכיון המדינה הוא קפסולת זמן הולכת וגדלה אשר פועלת לשמירה, שימור והנגשה של המורשת המתועדת המקורית של מדינת ישראל. הארכיון שואף לשמר ולהגן על המסמכים הארכיונים הממלכתיים תוך שימוש בטכנולוגיות מתקדמות, ולספק גישה אליהם באמצעות פלטפורמות דיגיטליות. הארכיון מקדם שקיפות ממשלתית, מהווה מרכז ידע מקצועי בתחום הארכיונאות בכלל והארכיונאות הדיגיטלית בפרט, ומטפח מודעות ציבורית לחשיבות שמירת התיעוד. הארכיון מתאים את שיטות עבודתו והמערכות הטכנולוגיות לאתגרי העידן הדיגיטלי הנוכחי וגם צופה פני עתיד, כולל שימוש בבינה מלאכותית, למידת מכונה וטכנולוגיות ענן. באמצעות מימוש חזון זה תורם הארכיון לקידום המחקר ההיסטורי ולשמירה על העבר תוך שימוש בטכנולוגיות העתיד.

יעדים

כתיבת חוק ארכיונים חדש, שיתאים למציאות המקצועית בה אנו חיים וגם יצפה פני עתיד; אימוץ כלי בינה מלאכותית לעבודת הארגון ובתוכה גם חשיפת המסמכים; קליטת חומר שנוצר באמצעים דיגיטליים; הקמת מערכות טכנולוגיות שילוו את כלל פעילות הארגון, יתנו להן ביטוי, נהלים ופתרונות; הגדלת תפוקות החשיפה; הקמת בניין קבע לארכיון המדינה; הידוק הקשר עם הציבור, ניהול קשר קבוע עם לקוחות הארכיון השונים, התאמה וטיוב השירות; הפצת הידע המקצועי לארכיונים הישראלים; ומעורבות בעולם הארכיוני הבינ"ל.

הישגים

בשש השנים האחרונות חשפנו כ-153 אלף תיקים, התחלנו לחשוף קבצי קול, צמצמנו פערים בחשיפת חומרי משרד ראש הממשלה ומשרד החוץ, כתבנו תורת חשיפה והכשרנו את עובדי החשיפה. פיתחנו שיטה של חשיפה אוטומטית שלמדנו מהארכיון הלאומי של קנדה, יצרנו תהליך של בקרת חשיפה פנים-ארגונית וקיימנו שיתופי פעולה וימי עיון עם גורמי חשיפה במשרדים אחרים.

סרקנו 90% מכלל החומר הבלמסי שמופקד בארכיון המדינה, יצרנו תהליך עבודה לרישום חומר ארכיוני לא רשום והקמנו פרויקט לאומי רחב לקליטה מיידית של חומרי מוסדות המדינה, שמשקף את עבודתם תחת השפעת המלחמה האחרונה. 

הקמנו מערכת CRM (שירות לקוחות) שמקיפה את מרבית עבודת ארכיון המדינה מול הציבור, פיתחנו את השירות האישי לפונים, המשכנו לתת שירות לציבור גם לאחר מתקפות סייבר ואפיינו אתר אינטרנט חדש.

כתבנו קרוב ל-40 נהלי עבודה שמתחדשים מדי תקופה, בהם גם נוהל רישום חומר ארכיוני, נוהל קליטת הפקדות דיגיטליות, נוהל השאלת חומר ארכיוני, נוהל כתיבת פרסומים ועוד. 

הפקנו פרסומים תקופתיים והעלינו תעודות, תצלומים ומידע יום-יומי לרשתות החברתיות של הארכיון, כדי לשתף את הציבור בעושר החומרים שברשותנו ולהזמינו לעשות בהם שימוש.

שכללנו את ההדרכה במרכז המבקרים של הארכיון, כתבנו מערכי שיעור לקבוצות מגוונות והרצאות בוטיק לקבוצות שמעוניינות בכך, פתחנו את המרכז לשימוש-המשך של קבוצות עובדי מדינה, הפקנו תערוכה של תצלומים מיישובי העוטף קודם ל-7 באוקטובר והגדלנו את כמות המבקרים השנתית.

לשם שיפור השירות לציבור תכננו, אפיינו והקמנו אתר אינטרנט חדש ששלב א שלו עולה כעת, ביצענו התאמות במערכת ה-CRM ופתחנו בה שער יציאה לאינטרנט עבור הציבור והמפקידים.

הטמענו טכנולוגיה בכל שלבי העבודה בארכיון, תוך שיפור ועיצוב תהליכים ארגוניים, שיפרנו את מערך התשתיות הטכנולוגיות והשירות לעובדים והפעלנו מדיניות וכלי הגנת סייבר.

לשם קליטת חומרים דיגיטליים החלפנו מערכות ישנות ביכולות טכנולוגיות חדשות, למדנו לחלץ מידע דיגיטלי ממערכות שונות ופיתחנו מודול לשם המרת פורמטים. התאמנו רכיבים במערכות, שיפרנו תהליכים קיימים והוספנו סיגנטורה לזיהוי מסמכים.

לשם המשכיות עסקית יצרנו תהליכי תמיכה פנים-ארגוניים עבור כלל השירותים, טייבנו תשתיות, פיתחנו מערכות גיבוי ועברנו לשירותי ענן. טייבנו את מערכות הגנת הסייבר ואבטחת המידע.

יצרנו שיתופי פעולה עם מערך הדיגיטל הלאומי וגופים ארכיוניים, וקיימנו פורומים טכנולוגיים וארכיוניים עם מוסדות ציבוריים שונים. 

ניסחנו טיוטת חוק ארכיונים חדש, שמותאם לצורכי התקופה, לאתגרים הטכנולוגיים שלה ולשינויים החברתיים, וכן התאמנו אותו כך שייתן מענה עתידי.

בשנתיים הקרובות 

נשלים את פרויקט קליטת חומרי המלחמה ממשרדי הממשלה, בתי חולים וגופים נוספים, נעלה את אתר האינטרנט החדש שלנו במלואו, נטמיע כלי בינה מלאכותית ונפעיל אותם לשירות הציבור, נפעיל את מערכת השימור הארכיונית במלואה ונשדרגה. נאמץ יכולות דיגיטליות שילוו את הגורם האנושי בעולמות החשיפה, נעלה הרצאות היסטוריות ומדריכים מצולמים לאתר, נתחיל להסב את נהלי העבודה שלנו ללומדות, נעלה תערוכה פיזית חדשה במרכז המבקרים, נשלים את חקיקת חוק הארכיונים החדש, ונקדם את הקמת בניין הקבע של ארכיון המדינה בגבעת שאול לראשונה בתולדותינו.

סיכום

ארכיון המדינה התאים את עבודתו ויצר גשר בין העולם המקצועי הישן לעולם החדש. עבודתם של ארכיונאים דומה למרוץ שליחים אין-סופי, אלא שבשונה ממנו, במהלך הריצה משתנים כללי המשחק. ארכיון המדינה עשה צעד ענק בכיוון הנכון ומכאן עליו להמשיך לדייק ולשפר, ולעיתים גם לשנות, אבל כל הזמן לשמור על קשר עין עם המטרה: שמירת החומר הארכיוני לצמיתות והנגשתו לציבור. 

בכבוד רב,
רותי אברמוביץ
גנזת המדינה